Die GoBD-Pflicht einfach und sicher erfüllen Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern..." (GoBD) klingen kompliziert. Die gute Nachricht: Der Prozess in Knodge.eu ist so aufgebaut, dass Sie diese Anforderungen automatisch erfüllen, wenn Sie Ihre Belege digitalisieren. Diese Anleitung beschreibt den exakten, GoBD-konformen Workflow, den Sie schon heute nutzen können. Schritt 1: Die lückenlose Erfassung Der erste Grundsatz der GoBD ist die Vollständigkeit. Jeder Beleg muss erfasst werden. Mit Knodge ist das ganz einfach: Papierbelege: Nutzen Sie die Scan-Funktion in der mobilen Knodge-App. Fotografieren Sie den Beleg direkt nach Erhalt. Digitale Belege: Laden Sie Rechnungen, die Sie als PDF per E-Mail erhalten, direkt in Ihr Knodge-Portal hoch. Damit ist der erste Schritt zur Sicherung des Belegs bereits getan. Schritt 2: Automatische & unveränderbare Verarbeitung Sobald ein Beleg in Knodge ist, beginnt der entscheidende Prozess zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit: Duales Format: Knodge erstellt automatisch ein unveränderbares PDF zur Ansicht und eine JSON-Datei. Diese JSON-Datei enthält alle ausgelesenen Daten (Datum, Betrag etc.) in einem maschinenlesbaren Format. Manipulationsschutz: Der Status des Belegs wird fixiert und jede Änderung protokolliert. Damit ist die Anforderung der Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllt. Sie müssen hierfür nichts tun – der Prozess läuft vollautomatisch im Hintergrund. Schritt 3: Die revisionssichere Langzeitarchivierung Die GoBD fordern eine sichere Aufbewahrung über 10 Jahre. Auch das übernimmt Knodge für Sie: Monatliche Bündelung: Zum Ende jedes Monats werden alle in diesem Zeitraum erfassten Belege in einem einzigen, komprimierten ZIP-Container zusammengefasst. Kryptografische Versiegelung: Dieser ZIP-Container wird mit einem einzigartigen SHA-256 Hash-Wert versiegelt. Das ist wie ein digitales Notarsiegel: Es beweist, dass der Inhalt des Archivs seit seiner Erstellung nicht mehr verändert wurde. Dieser versiegelte ZIP-Container ist Ihr revisionssicheres Archiv für das Finanzamt. Fazit: Compliance by Design Durch diesen dreistufigen Prozess, der fest in Knodge integriert ist, müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die technischen Details der GoBD machen. Sie erfassen Ihre Belege und das System sorgt im Hintergrund für die Konformität. Hier können sie direkt einen eigenen Knowledge Hub erstellen